 |
| Trần Hoàng Phương Dung thuyết minh về đề tài. |
Mỗi học kỳ, sinh viên tự đánh giá điểm rèn luyện và nộp minh chứng cho những hoạt động đã tham gia. Hồ sơ sau đó lần lượt được xét duyệt từ lớp lên khoa, qua Phòng Đào tạo và Hỗ trợ người học rồi đến Hội đồng cấp trường trước khi được công nhận.
Với cách làm hiện nay, mỗi lớp có thể phát sinh các file tổng hợp riêng. Khi hồ sơ được chuyển lên, các đơn vị tiếp tục kiểm tra minh chứng, đối chiếu thông tin, tính toán và tổng hợp điểm. Nhiều khâu vẫn cần sự can thiệp thủ công của người xử lý.
Từ thực tế này, Trần Hoàng Phương Dung cùng Nguyễn Thị Lưu, Võ Ngọc Tâm Phúc, Võ Thị Như và Trần Thị Hương Giang đề xuất ứng dụng BPMS - hệ thống quản lý và tự động hóa quy trình - vào quản lý điểm rèn luyện tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế.
“Khi nhiều lớp cùng chuyển hồ sơ lên, khoa phải tổng hợp các file riêng lẻ và tiếp tục kiểm tra, đối chiếu. Ở lớp, ban cán sự và cố vấn học tập cũng phải kiểm tra minh chứng, tính toán và tổng hợp bằng thủ công, do vậy, dễ phát sinh tình trạng dồn việc trong quy trình hiện tại”, Trần Hoàng Phương Dung, sinh viên Trường Đại học Kinh tế chia sẻ.
Điểm khác của phương án được nhóm đề xuất là không đưa riêng từng khâu lên máy tính mà tổ chức lại toàn bộ quy trình xử lý hồ sơ. Theo đó, sinh viên điền biểu mẫu trực tuyến và tải minh chứng trực tiếp lên hệ thống. Thay vì mỗi lớp tổng hợp dữ liệu trong những file riêng, thông tin được tập trung tại một nguồn. Những phần việc có thể tự động hóa như tính toán, tổng hợp điểm được hệ thống thực hiện.
Minh chứng được lưu cùng hồ sơ của từng sinh viên. Khi hồ sơ chuyển từ lớp lên khoa và tiếp tục qua các cấp xét duyệt, dữ liệu đã có thể được sử dụng tiếp thay vì phải tập hợp lại từ nhiều nguồn.
Sự thay đổi vì thế không chỉ nằm ở việc chuyển từ hồ sơ thủ công sang hồ sơ trực tuyến. Quan trọng hơn, các bước xử lý được đặt trong cùng một quy trình, dữ liệu được tạo ra ở khâu trước tiếp tục được sử dụng ở khâu sau.
Với cách này, sinh viên có thể theo dõi hồ sơ trong quá trình xử lý, trong khi người phụ trách có thể truy xuất thông tin và minh chứng khi cần. Nhà trường cũng có một nguồn dữ liệu tập trung thay vì phải tổng hợp lại từ nhiều file.
TS Hà Ngọc Long, giảng viên Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế cho rằng, điểm đáng ghi nhận của đề tài là nhóm sinh viên đã chọn một công việc cụ thể đang diễn ra trong nhà trường để tìm cách cải tiến quy trình bằng công nghệ. Từ nền tảng này, hệ thống có thể tiếp tục mở rộng sang đăng ký hoạt động ngoại khóa, theo dõi quá trình rèn luyện và điểm rèn luyện của sinh viên. Khi dữ liệu được tập trung và lưu trữ theo quá trình, những thông tin này cũng có thể được sử dụng khi xét học bổng, thi đua, khen thưởng.
Theo TS Nguyễn Thanh Tuấn, Phó Trưởng khoa Hệ thống thông tin, Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế, đề tài cho thấy sinh viên đã biết vận dụng kiến thức công nghệ vào một vấn đề gần với đời sống học tập. “Giá trị của mô hình không chỉ nằm ở việc giảm một số thao tác thủ công mà còn ở khả năng tạo ra một quy trình mà sinh viên có thể theo dõi, người xử lý có thể truy xuất và nhà trường có thể tiếp tục sử dụng dữ liệu cho các hoạt động quản lý sinh viên”, TS Nguyễn Thanh Tuấn nhận xét.