 |
| Khách mời quét mã QR tham dự hội họp và nhận tài liệu trên nền tảng số |
Nền tảng số làm "bệ đỡ"
Nhận giấy mời tham dự hội nghị, hội thảo của Sở Khoa học và Công nghệ (KH&CN) gần đây, quả thực một số khách mời không khỏi lúng túng. Trên giấy mời lưu ý: "Hội nghị sử dụng công nghệ để xác nhận khách mời tham dự. Khách mời sử dụng thẻ mời bằng QR trên Hue-S để quét tại vị trí lễ tân và xem tài liệu hội nghị trên Hue-S". Tuy nhiên, khi thực hành các thao tác thì khá thuận lợi và nhất là việc nhận tài liệu, báo cáo hội nghị, hội thảo đầy đủ, chi tiết, nhanh gọn.
Thay vì phát hành hàng chồng tài liệu in ấn như trước đây để thực hiện các khâu như đăng ký tham dự, gửi giấy mời, cung cấp tài liệu, báo cáo, lấy ý kiến, biểu quyết…, thì bây giờ, tất cả đều được thực hiện hoàn toàn trên nền tảng số qua thiết bị di động thông minh. Với hình thức họp không giấy tờ đã được HĐND TP. Huế thực hiện tại các kỳ họp và được Sở KH&CN triển khai trên nền tảng Hue-S là bước đi cụ thể, thực chất nhằm hiện thực hóa mục tiêu chuyển đổi số trong hoạt động của bộ máy chính quyền thành phố Huế.
Thời gian qua, Huế là một trong những địa phương đi đầu cả nước về chuyển đổi số. Thành phố liên tục giữ vị trí trong nhóm 5 địa phương dẫn đầu về Chỉ số chuyển đổi số (DTI). Kết quả này phản ánh rõ nét sự đầu tư bài bản, đồng bộ trong phát triển nền tảng số, dữ liệu số và các ứng dụng phục vụ quản lý, điều hành. Đến nay, Huế đã chủ động triển khai đồng bộ 5/5 nền tảng số và các ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, phục vụ người dân và doanh nghiệp. Nổi bật là nền tảng Hue-S, trung tâm tương tác số duy nhất của thành phố đã tích hợp khá đầy đủ các dịch vụ đô thị thông minh.
Bên cạnh đó, thành phố đã triển khai 91 cơ sở dữ liệu chuyên ngành, 73 hệ thống thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành trên nhiều lĩnh vực; từng bước kết nối, chia sẻ dữ liệu thông qua nền tảng LGSP và nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu quốc gia (NDXP). Trên nền tảng số đó, Hue-S tiếp tục được phát triển các chức năng quản trị trọng tâm như nền tảng làm việc số, giám sát nhiệm vụ, báo cáo số, tương tác hai cấp và họp không giấy tờ.
Theo Giám đốc Sở KH&CN Nguyễn Xuân Sơn, việc triển khai họp không giấy tờ trên Hue-S là bước phát triển tất yếu, phù hợp với yêu cầu vận hành bộ máy chính quyền địa phương 2 cấp, góp phần nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành và xây dựng môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp. Đặc biệt, Hue-S không chỉ là ứng dụng phục vụ người dân mà còn là công cụ quan trọng hỗ trợ hoạt động nội bộ của các cơ quan, trong đó họp không giấy tờ là minh chứng rõ nét cho hiệu quả chuyển đổi số mang lại.
Nhiều tiện ích từ họp không giấy tờ
Ngày 29/12/2025, UBND thành phố Huế ban hành Chỉ thị 18 về tăng cường kỷ cương, kỷ luật hành chính; nâng cao hiệu quả, hiệu lực hoạt động bộ máy quản lý nhà nước trên địa bàn thành phố. Chỉ thị có yêu cầu các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập, các xã, phường cần đẩy mạnh cải cách hành chính, hiện đại hóa nền hành chính; chuyển đổi số, hướng tới chính quyền không giấy tờ. Đồng thời, giảm tối thiểu 15% số lượng văn bản hành chính so với năm trước; đồng bộ sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số; đạt tối thiểu 95% tỷ lệ giải quyết thủ tục trên môi trường số và số hóa văn bản; thực hiện 100% trao đổi văn bản và báo cáo qua mạng giữa các cấp chính quyền (trừ văn bản mật)...
Thực hiện Chỉ thị 18, hệ thống họp không giấy tờ trên nền tảng Hue-S được ngành KH&CN thiết kế và "chuyển giao" về các địa phương, đơn vị để thay thế hoàn toàn việc sử dụng tài liệu giấy, hỗ trợ trọn vẹn quy trình tổ chức cuộc họp, từ khâu chuẩn bị, điều hành đến tổng hợp kết quả. Trước kỳ họp, đại biểu, khách mời nhận thông báo lịch họp thông qua Hue-S hoặc kênh Zalo IOC; đồng thời xác nhận tham dự, vắng mặt có lý do ngay trên ứng dụng. Khi đến phòng họp, việc điểm danh được thực hiện nhanh chóng bằng quét mã QR hoặc thẻ tham gia.
Trước, trong và sau cuộc họp, đại biểu có thể dễ dàng tra cứu, tìm kiếm tài liệu, theo dõi nội dung trình bày, tham gia lấy ý kiến, biểu quyết (nếu có) và theo dõi việc ban hành, thực hiện nghị quyết. Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ, quản lý tập trung, giúp việc tổng hợp, báo cáo, tra cứu trở nên nhanh chóng, chính xác.
Bước đầu triển khai hình thức họp không giấy tờ tại một số cơ quan, địa phương cho thấy, mô hình này mang lại nhiều lợi ích rõ rệt. Thời gian chuẩn bị và tổ chức họp được rút ngắn đáng kể; tài liệu có thể cập nhật, bổ sung linh hoạt; chi phí in ấn, sao chụp và phát hành tài liệu được tiết giảm. Đặc biệt, việc kiểm soát thành phần tham dự, tổng hợp ý kiến và kết quả biểu quyết được thực hiện chặt chẽ, minh bạch, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả các cuộc họp.
Tham dự những cuộc họp áp dụng hình thức này, ông Võ Quang Vinh, phường Hương Thủy cho biết, việc tổ chức họp không giấy tờ giúp đại biểu nhận được tài liệu sớm, đầy đủ, dễ tra cứu, lưu trữ. Có những tài liệu bằng hình ảnh nhờ nhận bản mềm nên rất lôi cuốn, dễ hiểu, dễ tổng hợp thông tin. Quan trọng hơn, họp không giấy tờ giúp rút ngắn thời gian, kết quả họp được tổng hợp nhanh, rõ ràng, phục vụ tốt cho công tác chỉ đạo, điều hành.