Bên cạnh yếu tố tâm linh, lễ khởi công và động thổ là một các quảng bá, truyền thông của doanh nghiệp để thu hút chủ đầu tư. Để lễ khởi công, động thổ diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp và chủ đầu tư cần chuẩn bị kỹ càng để hạn chế sai sót. Vậy quy trình tổ chức lễ khởi công được thực hiện như thế nào, bạn có thể tham khảo các giai đoạn dưới đây:
Về lựa chọn đơn vị cung cấp
Để có thể tối ưu chi phí và hiệu quả cho buổi lễ, doanh nghiệp cần lựa chọn công ty tổ chức lễ khởi công trọn gói, uy tín. Các đơn vị này không chỉ cung cấp dịch vụ tổ chức khởi công mà còn tổ chức sự kiện, hội thảo, hội nghị, khánh thành,... Ngoài ra, bạn nên lựa chọn đơn vị có khả năng cho thuê nhân sự và trang thiết bị để tránh phải làm việc với nhiều bên
Về thủ tục và giấy tờ liên quan
Sau khi phía doanh nghiệp và chủ đầu tư đã nhận được đầy đủ các loại giấy tờ và thủ tục cho phép dự án được khởi công, động thổ đúng theo đúng quy định thì doanh nghiệp cần tìm một đơn vị tổ chức phù hợp với yêu cầu và chủ đề của dự án.
Về thời gian địa điểm
Địa điểm thực hiện lễ khởi công, lễ động thổ sẽ nằm trên chính khu vực xây dựng dự án, bên phía doanh nghiệp và chủ đầu tư cần lựa chọn thời gian ngày giờ phù hợp và báo lại cho đơn vị tổ chức nắm được dễ dàng trong quá trình thiết kế, trang trí. Công ty tổ chức sự kiện cần đến khảo sát địa hình địa điểm để có kế hoạch và phương án lắp đặt trang thiết bị làm sân khấu, sắp xếp vị trí cho phù hợp.
Về danh sách khách mời và người tham dự
Khách mời và người tham dự lễ khởi công, động thổ rất quan trọng. Với một công trình lớn, mang biểu tượng của khu vực doanh nghiệp cần lập danh sách cụ thể khách mời tham gia: Ban lãnh đạo chính quyền địa phương; đại diện cơ quan liên quan tới dự án; đơn vị chủ quản công ty, doanh nghiệp; đơn vị truyền thông, báo chí; đối tác tiềm năng; các cán bộ công nhân viên của dự án; các khách mời và đại biểu khác.
Lên kịch bản chương trình
Để buổi lễ diễn ra thành công, đơn vị tổ chức sự kiện và doanh nghiệp cần thống nhất kịch bản chương trình. Bên cạnh đó, để tránh xảy ra sự cố, thiếu sót, các bộ phận thực hiện chương trình cần có bảng phân công công việc chi tiết. Ngoài ra cần người có trách nhiệm giám sát toàn bộ quá trình, đảm bảo tiến độ các hạng mục của sự kiện theo thời gian.
Truyền thông sự kiện
Truyền thông trước sự kiện là một việc quan trọng. Dự án có được lan tỏa và được nhiều người quan tâm hay không dựa vào kế hoạch truyền thông có đúng định hướng và mục tiêu của doanh nghiệp hay không. Để có thể truyền thông thành công và tạo ấn tượng đến với mọi người cần xây dựng hình ảnh doanh nghiệp.
Khi sự kiện diễn ra
Cần có kế hoạch thực hiện các nghi thức “tâm linh” trước khi tiến hành vào buổi lễ chính như thắp hương cúng thổ công, thổ địa, rải muối gạo ra nền đất, sau đó đến giờ tốt doanh nghiệp và chủ đầu tư sẽ xúc đất tại nơi đào móng để động thổ.
Đến lễ khởi công, MC hoặc người dẫn chương trình sẽ mời đại biểu và đại diện lên sân khấu tiến hành nghi thức khởi công, sau đó bên xây dựng sẽ tiến hành các hoạt động xây dựng công trình.
Khi kết thúc sự kiện
Sau khi lễ động thổ, khởi công hoàn tất, đơn vị tổ chức sự kiện cần tiến hành thu dọn toàn bộ trang thiết bị liên quan, trao trả lại địa điểm thi công dự án. Sau đó, hoàn tất các thủ tục và hợp đồng thanh toán, đánh giá lại hiệu quả của sự kiện.