Một quy trình kiểm tra đầy đủ giúp các bên có cơ sở xác nhận tình trạng hợp đồng và hạn chế những vướng mắc có thể phát sinh sau khi hợp đồng kết thúc.
Kiểm tra khối lượng và kết quả thực hiện
Trước khi kết thúc hợp đồng, doanh nghiệp cần đối chiếu những nội dung đã thực hiện với phạm vi công việc hoặc sản phẩm được thỏa thuận ban đầu.
Với hợp đồng cung cấp dịch vụ, có thể kiểm tra các hạng mục đã hoàn thành, kết quả bàn giao và những phần việc còn tồn tại. Với hợp đồng mua bán hoặc cung cấp hàng hóa, cần đối chiếu số lượng, chủng loại và tình trạng thực tế.
Nếu có nội dung chưa hoàn thành, hai bên nên xác định rõ nguyên nhân và phương án xử lý thay vì chỉ ghi nhận hợp đồng đã kết thúc.
 |
| Ảnh minh họa nhân viên kiểm tra danh sách công việc hoặc hồ sơ thực hiện hợp đồng |
Đối chiếu công nợ và các khoản thanh toán
Tài chính là một trong những nội dung cần được kiểm tra trước khi kết thúc hợp đồng. Doanh nghiệp nên đối chiếu số tiền đã thanh toán, khoản còn phải trả và những chi phí phát sinh nếu có.
Các chứng từ liên quan như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi hoặc xác nhận thanh toán cũng nên được kiểm tra để bảo đảm số liệu giữa hai bên thống nhất.
Nếu vẫn còn nghĩa vụ thanh toán, cần ghi nhận cụ thể số tiền, thời hạn và phương thức thực hiện. Điều này giúp hạn chế việc phát sinh tranh chấp do cách hiểu khác nhau về nghĩa vụ tài chính sau khi hợp đồng kết thúc.
 |
| Ảnh minh họa nhân viên hai bên đối chiếu chứng từ và số liệu thanh toán |
Kiểm tra hồ sơ, tài liệu và tài sản liên quan
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, doanh nghiệp có thể đã nhận hoặc bàn giao nhiều loại hồ sơ, tài liệu, thiết bị và tài sản. Trước khi kết thúc, cần kiểm tra những nội dung này đã được hoàn trả hoặc chuyển giao đầy đủ hay chưa.
Đối với tài liệu, nên đối chiếu danh mục và số lượng. Với tài sản hoặc thiết bị, cần kiểm tra tình trạng thực tế và các phụ kiện đi kèm.
Việc kiểm tra giúp tránh tình trạng hợp đồng đã kết thúc nhưng một bên vẫn đang giữ tài liệu hoặc tài sản thuộc quyền quản lý của bên còn lại.
Xác định các nghĩa vụ còn lại
Không phải mọi nghĩa vụ đều chấm dứt ngay khi công việc chính hoàn thành. Một số thỏa thuận có thể còn yêu cầu bảo hành, bảo mật thông tin, hỗ trợ kỹ thuật hoặc hoàn tất một số thủ tục sau thời điểm nghiệm thu.
Do đó, trước khi kết thúc hợp đồng, doanh nghiệp nên rà soát những cam kết vẫn còn hiệu lực và xác định trách nhiệm của từng bên.
Nếu có nội dung cần tiếp tục thực hiện, nên ghi nhận rõ thời hạn và cách thức xử lý để tránh bỏ sót.
Xác nhận kết quả và thời điểm kết thúc hợp đồng
Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, hai bên nên có văn bản ghi nhận kết quả thực hiện và những nghĩa vụ đã hoàn thành. Nội dung cần phản ánh đúng tình trạng thực tế thay vì chỉ sử dụng một mẫu chung cho mọi loại hợp đồng.
Trong trường hợp cần xác nhận việc hoàn tất các nghĩa vụ, doanh nghiệp có thể tham khảo biên bản thanh lý hợp đồng để ghi nhận các nội dung như kết quả thực hiện, thanh toán, tài sản, hồ sơ và trách nhiệm còn lại.
 |
| Ảnh minh họa hai bên cùng rà soát nội dung thanh lý hợp đồng |
Vì sao nên lập văn bản khi kết thúc hợp đồng?
Một văn bản xác nhận giúp doanh nghiệp có cơ sở đối chiếu những gì đã được thực hiện tại thời điểm kết thúc hợp đồng. Đây cũng là tài liệu thuận tiện để lưu trữ cùng hồ sơ giao dịch.
Tuy nhiên, nội dung cần được lựa chọn phù hợp với từng loại hợp đồng. Hợp đồng cung cấp dịch vụ, mua bán hàng hóa, thuê tài sản hay hợp tác kinh doanh có thể phát sinh những nội dung kiểm tra khác nhau.
Những lưu ý trước khi ký xác nhận
Trước khi ký, các bên nên đọc lại toàn bộ nội dung và đối chiếu với hồ sơ thực tế. Đặc biệt cần kiểm tra số liệu thanh toán, danh mục tài sản, công việc còn tồn đọng và các nghĩa vụ chưa hoàn thành.
Nếu vẫn còn vấn đề chưa được giải quyết, nên ghi rõ trong văn bản thay vì xác nhận rằng mọi nghĩa vụ đã hoàn tất.
Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo Mẫu biên bản để tìm các biểu mẫu phục vụ những tình huống hành chính, giao nhận và xác nhận công việc khác.
 |
| Truy cập mẫu biên bản để tham khảo biên bản thanh lý hợp đồng và các mẫu biên bản chuẩn pháp lý khác |
Kết luận
Kết thúc hợp đồng là bước cần được thực hiện có kiểm tra thay vì chỉ xác nhận đơn thuần. Doanh nghiệp nên rà soát kết quả công việc, công nợ, hồ sơ và tài sản, nghĩa vụ còn lại và thời điểm hoàn tất trước khi ký xác nhận.
Việc ghi nhận đầy đủ giúp các bên có cơ sở đối chiếu rõ ràng, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hồ sơ và hạn chế những vướng mắc có thể phát sinh về sau.