Cải tổ toàn diện
Nhiều năm qua, công tác hành chính tại Sở GD&ĐT nói riêng và hệ thống công thuộc ngành giáo dục nói chung còn bộc lộ nhiều hạn chế. Do quy trình không rõ ràng, thủ tục rườm rà, trách nhiệm các phòng ban không tách bạch, cụ thể, những yêu cầu về giấy tờ, hồ sơ không nhất quán… đã gây khó khăn cho người thực hiện, tạo áp lực không cần thiết cho người có nhu cầu, nhiều trường hợp ách tắc, chậm chạp.
Anh Võ Văn Châu, chuyên viên một cửa sẳn sàng giải thích các thủ tục hành chính cho người dân
Tiến sĩ Phạm Văn Hùng, Giám đốc Sở GD&ĐT cho biết: “Trước thực tế này, Ban giám đốc đã nhận thức được đây là một nhiệm vụ chính trị quan trọng của ngành. Hơn nữa, trong lộ trình chung về cải cách hành chính (CCHC) thì CCHC tại Văn phòng sở là một nhu cầu bức bách”. Vấn đề đặt ra là cần cải tiến phương pháp làm việc.
Để chuẩn hoá hoạt động CCHC, Sở đã tham mưu với tỉnh và phối hợp với các ngành hữu quan xây dựng và công bố bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của ngành. Chỉ một thời gian ngắn, Sở đã ban hành danh mục hành chính thực hiện ở bộ phận một cửa và một cửa liên thông, đồng thời công bố danh mục các thủ tục được đưa vào dịch vụ công trực tuyến.
Bên cạnh đó, Sở ban hành kế hoạch CCHC trong nội bộ với nội dung bao hàm mọi hoạt động hành chính được chuẩn hoá thành công thức được áp dụng trong toàn ngành. Để thực hiện có hiệu quả, Sở đã tổ chức tuyên truyền, tư vấn, vận động, tập huấn, kiểm tra, đánh giá và có thưởng, phạt. Trong đó, tập trung vào đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý cán bộ, nhân viên hành chính ở văn phòng sở và các đơn vị.
Thực hiện tốt CCHC từ cấp Sở đã trở thành mô hình để các cấp cơ sở áp dụng, tạo phong cách tiếp dân tận tình, chu đáo và trách nhiệm trong toàn ngành. Các thủ tục được giải quyết nhanh chóng, thuận tiện hơn nhiều so với trước đây.
Tạo thuận lợi tối đa cho người dân
Sau một thời gian đi vào hoạt động, mô hình “một cửa” và “một cửa liên thông” tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của ngành mang lại nhiều thuận lợi cho người dân khi đến giao dịch. Chị Bạch Y. (La Sơn Phu Tử, Tây Lộc), một phụ huynh tới nhận bằng thay cho con gái cho biết: “Thủ tục rất nhanh chóng. Ngày trước tôi tới xin lại bằng bị hư, phải chờ cả tuần với nhiều lần hẹn vì thiếu giấy này giấy kia, nay chỉ có 24 tiếng, thật tiện”. Anh Võ Văn Châu, chuyên viên phụ trách “một cửa” của Sở cho biết: “Trước khi ban hành bộ thủ tục hành chính chuẩn, người dân khi đến làm thủ tục cấp phép dạy thêm học thêm (DTHT), mở trung tâm tin học, ngoại ngữ hay cấp lại văn bằng… đều liên hệ trực tiếp với phòng chuyên môn. Do không có quy định chi tiết nên mỗi phòng ban thực hiện một cách, thời gian không nhất định. Có thủ tục 10, 15 ngày, có khi cả tháng vì phụ thuộc vào lịch hoạt động của các phòng”. Sau khi thực hiện mô hình một cửa, các thủ tục đã được chuẩn hoá, không những không phiền hà người dân mà còn giúp bộ phận chuyên môn chủ động thời gian thụ lý hồ sơ. Các giao dịch vốn rườm rà nay đều được đưa vào danh mục dịch vụ công trực tuyến (mức độ 4), chiếm 19/47 dịch vụ cấp độ 4 của tỉnh.
Hiện nay, việc cấp lại văn bằng tốt nghiệp từ 10 ngày rút xuống còn 1 ngày. Cấp phép DTHT từ 20 đến 30 ngày rút xuống còn 15 ngày; giấy phép mở trung tâm ngoại ngữ, tin học từ 20 đến 30 ngày nay là 15 ngày… các tổ chức, cá nhân, đơn vị chỉ cần thông qua mạng intenet là có thể hoàn tất các thủ tục trong thời gian ngắn nhất. Anh Châu cho biết, từ khi làm theo quy trình mới, người dân rất phấn khởi, các phòng ban cũng không bị áp lực nên các thủ tục luôn nhanh chóng, kịp thời.
Thay vì phải làm nhiều thủ tục, qua nhiều bộ phận xử lý, giờ người dân chỉ nộp hồ sơ và nhận kết quả tại một cửa giao dịch. Không những thế, còn có thể tra cứu thông tin, tiến độ giải quyết hồ sơ của mình trên internet. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của sở niêm yết công khai danh mục thủ tục, các mẫu áp dụng; công khai quy trình, niêm yết nội dung và địa chỉ tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính… trên trang thông tin điện tử của ngành.
Mô hình một cửa giúp mỗi giao dịch tiết kiệm được thời gian đi lại cho người dân. Cán bộ hướng dẫn dựa trên bộ thủ tục nên nhanh, rõ ràng, không nảy sinh bức xúc trong quan hệ giao dịch. Việc quản lý thu phí, mức thu, chế độ thu, quản lý sử dụng đối với các phí tại bộ phận một cửa của cơ quan hành chính được công khai, minh bạch.
Việc chuẩn hóa các thủ tục hành chính vào hệ thống một cửa điện tử giúp quy trình giải quyết công việc, nội dung thực hiện, thời gian quy định cho từng công đoạn thống nhất, không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của những người tham gia quy trình. Ở bất cứ thời điểm nào, bất cứ vị trí nào, người phân quyền có thể tra cứu hoặc tổng hợp thông tin chi tiết nhiều chiều, nhiều dữ kiện khác nhau. Điều đó giúp chuyên viên nắm được khối lượng và thời gian thực hiện công việc; lãnh đạo các cấp nắm được kết quả thực hiện chi tiết đến từng chuyên viên, từng phòng ban và cả bộ máy thuộc quyền quản lý của mình.
Bài, ảnh: Hương Giang