Cán bộ Sở Thông tin và Truyền thông trao đổi qua một buổi họp trực tuyến
Hiện, có nhiều phần mềm trực tuyến miễn phí như skype, google hangout, vsee, Zoom… hay các trang mạng xã hội Facebook, Zalo hỗ trợ tương tác trực tuyến. Nhiều tổ chức đã ứng dụng những giải pháp này vào thực tiễn. Dù có nhiều nhược điểm về tính bảo mật nhưng không phủ nhận sự tiện lợi mà các ứng dụng này mang lại.
Theo Giám đốc Sở Thông tin & Truyền thông Nguyễn Xuân Sơn, các công cụ hỗ trợ trực tuyến là “chìa khóa” chuyển tải thông tin một cách nhanh và tiện lợi. Những ngày cao điểm dịch COVID-19, thông tin chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh đều được chuyển tải thông qua các cuộc họp trực tuyến.
Tại Việt Nam, dịch vụ họp trực tuyến không mới, song giá cả của những dịch vụ này không hề rẻ. Những đơn vị, doanh nghiệp có tiềm lực tài chính không lớn khó lòng áp dụng, họ chỉ ứng dụng những công cụ, phần mềm trực tuyến miễn phí. Vậy giải pháp nào cho vấn đề này? Ông Nguyễn Xuân Sơn cho biết, hiện Sở Thông tin và Truyền thông đã hoàn thiện hệ thống họp trực tuyến với chi phí không phải là đắt đỏ.
Theo ông Sơn, hệ thống này được triển khai trên hạ tầng của tỉnh. Việc lưu trữ và truyền tín hiệu đều nằm trên hạ tầng dùng chung của tỉnh mà không thông qua đơn vị trung gian khác. Ngoài triển khai phòng họp thông minh, hệ thống còn hỗ trợ họp trực tuyến nội bộ cho một phần hoặc toàn bộ đơn vị kết nối với các thành viên được phân công làm việc ở nhà, hỗ trợ chức năng lập lịch họp, thời gian họp cụ thể, thành phần tham dự, điểm danh, các thành viên liên quan được hỗ trợ cập nhật báo cáo tài liệu họp...
Hệ thống này hiện đang được một số sở, địa phương triển khai. Trong một cuộc họp trực tuyến nội bộ ứng dụng hệ thống này của Sở Khoa học & Công nghệ mới đây, ông Hồ Thắng, Phó Giám đốc phụ trách Sở Khoa học & Công nghệ chỉ thông qua máy tính bảng để kết nối các thành viên, dù họ ở bất cứ đâu. Thay vì nhiều cuộc điện thoại chỉ đạo, bằng hệ thống này, ông Thắng truyền tải thông tin nhanh đến nhiều thành viên của cơ quan cùng một lúc ngay trên hệ thống.
“Họp trực tuyến đã được chúng tôi triển khai nội bộ trong cơ quan. Hình thức này rất tiện lợi, có thể áp dụng trong nhiều trường hợp như, bão lũ hay đi công tác xa. Đặc biệt đối với các địa phương vùng sâu vùng xa, kết nối trực tuyến sẽ giúp ích rất nhiều trong chỉ đạo, thông tin”, ông Thắng chia sẻ.
Huyện A Lưới cũng là một trong những địa phương đầu tiên ứng dụng họp trực tuyến nội bộ. Lãnh đạo huyện A Lưới cho biết, nhờ hệ thống này đã nhanh chóng kết nối với những xã biên giới xa xôi. Thay vì phải vượt nhiều cây số để họp, họ chỉ cần ngồi tại chỗ, sử dụng máy tính hoặc điện thoại thông minh là có thể “họp như thường”.
Toàn bộ dữ liệu của những buổi họp trực tuyến được tập trung về Trung tâm Giám sát, điều hành đô thị thông minh Thừa Thiên Huế, nơi có hạ tầng, công nghệ hiện đại, hạn chế qua trung gian, chính điều đó đã giải quyết khá tốt vấn đề bảo mật. Song, theo nhiều đơn vị đã áp dụng, hạn chế về đường truyền làm giảm chất lượng cuộc họp đang là vấn đề đặt ra.
Lý giải điều này, ông Nguyễn Xuân Sơn cho biết: “Trong quá trình triển khai, thiết bị đầu mối chỉ cần máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại. Đường truyền cho các thiết bị đầu mối bắt buộc phải ổn định. Hiện, một số đơn sử dụng wifi nhưng chất lượng không đảm bảo nên ảnh hưởng đến chất lượng đường truyền. Với vấn đề này thì chúng tôi làm văn bản để hướng dẫn về đường truyền tối thiểu và phương pháp sử dụng đường truyền phù hợp để khắc phục hạn chế”.
Họp trực tuyến đang là xu thế trong thời buổi công nghệ bùng nổ. Dù nơi đâu, họp trực tuyến sẽ đảm bảo thông tin nhanh và tốt hơn hẳn so với các cuộc họp truyền thống.
Bài, ảnh: L.THỌ