PGS.TS Nguyễn Thành Lợi
Theo quy định, người phát ngôn (NPN), người được ủy quyền phát ngôn cho báo chí là ai, thưa ông?
Trong Điều 3 Nghị định 09/2017 của Chính phủ quy định, người thực hiện phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí phải là người đứng đầu cơ quan, đơn vị. Đối với người thực hiện phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí của UBND cấp huyện và UBND cấp xã, gồm: Chủ tịch UBND cấp huyện và cấp xã. Trường hợp chủ tịch UBND không thể thực hiện phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí thì ủy quyền cho cấp phó của mình thực hiện việc phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí.
Khi thực hiện ủy quyền thì họ tên, chức vụ, số điện thoại và địa chỉ e-mail của người được ủy quyền phát ngôn, văn bản ủy quyền phải được đăng tải trên cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử của cơ quan hành chính nhà nước hoặc niêm yết tại trụ sở (đối với UBND cấp xã chưa có trang thông tin điện tử) trong thời hạn 12 giờ kể từ khi ký văn bản ủy quyền.
Những kỹ năng cần thiết nào NPN cần chú ý khi cung cấp thông tin cho báo chí?
Có rất nhiều kỹ năng mà NPN cần chú ý khi cung cấp thông tin cho báo chí. Tuy nhiên, NPN và người được ủy quyền phát ngôn cho báo chí phải là người hiểu về lĩnh vực truyền thông, cụ thể: NPN phải có mối quan hệ tốt với giới báo chí truyền thông, đặc biệt là những phóng viên, nhà báo phụ trách các lĩnh vực, ngành có liên quan đến công việc của mình. NPN phải thực sự cởi mở, chân thành, xem báo chí là kênh truyền thông hiệu quả để quảng bá hình ảnh, đưa những thông tin chân thực nhất về đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp (DN) của mình cho công chúng.
NPN cần phải am hiểu các hoạt động của báo chí truyền thông. Cụ thể, không chỉ biết khái quát về kỹ năng tác nghiệp của nhà báo mà còn phải hiểu công việc đặc thù của báo chí, để làm sao khi nhà báo đặt câu hỏi hoặc yêu cầu trả lời, NPN có thể trả lời. Điều này có nghĩa là, phải biết trả lời báo chí như thế nào, cung cấp thông tin cho báo chí ra sao, thậm chí biết chuẩn bị và tổ chức họp báo, mời các nhà báo đến để chia sẻ những thông tin mà đơn vị, DN cần cung cấp.
Thực tế cho thấy, trong quan hệ với báo chí sẽ có những tình huống, những trường hợp NPN cung cấp thông tin cho báo chí chưa được đầy đủ dẫn đến việc, nhà báo có thể hiểu sai, hiểu chưa đúng hoặc hiểu chưa toàn diện vấn đề. Điều này tạo ra những khoảng cách nhất định giữa nhà báo với người trả lời phỏng vấn khiến hai bên không hiểu nhau, thậm chí tạo sự mâu thuẫn không đáng có. Vì vậy, người cung cấp thông tin cho báo chí phải biết điều hòa, tạo mối quan hệ tốt, nhưng đồng thời phải trực tiếp chủ động, minh bạch hóa thông tin. Trong thực tiễn, trước những thông tin của đơn vị, DN, nếu như báo này không đăng thì sẽ có báo khác đăng.
Người cung cấp thông tin cho báo chí phải biết đeo bám thông tin, chủ động cung cấp thông tin. Có nghĩa là cần tích cực trao đổi, liên hệ với báo chí, chủ động cung cấp thông tin cho nhà báo viết đúng, đầy đủ và toàn diện trước những luồng thông tin trái chiều, tránh dư luận đồn đoán, thậm chí làm sại lệch thông tin, gây nhiễu loạn thông tin. Điều quan trọng hơn, người cung cấp thông tin không nên né tránh báo chí.
Và những nguyên tắc cần lưu ý đối với NPN, người được ủy quyền phát ngôn khi trả lời, cung cấp thông tin cho báo chí?
Trước hết, cần xác định rõ mục đích của nhà báo khi đến để tìm hiểu thông tin về cơ quan, tổ chức, đơn vị mình? Đối tượng nhà báo là ai và họ đến tác nghiệp vấn đề gì?
Khi trả lời phỏng vấn, cung cấp thông tin cho báo chí cần chú ý trả lời đúng trọng tâm nội dung, tránh trường hợp nói vòng vo bên lề sự kiện; cần phải chân thành, cởi mở khi cung cấp thông tin cho nhà báo, tránh trường hợp trả lời một cách khó chịu, hay như đang bị cưỡng ép, khiên cưỡng.
Khi xảy ra các sự kiện, vấn đề quan trọng có tác động lớn trong xã hội hoặc khi dư luận xuất hiện nhiều ý kiến không thống nhất về một vấn đề thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị hay DN, NPN hoặc người được ủy quyền phát ngôn phải thực hiện phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí để cảnh báo kịp thời và định hướng dư luận.
Thực tế cho thấy, khi nhà báo không có thông tin hoặc thông tin không đầy đủ sẽ dẫn đến việc đưa ra những thông tin sai lệch, gây bất lợi cho chính tổ chức, DN của mình.
Một điểm quan trọng của người cung cấp thông tin là khi trả lời phỏng vấn phải biết điều tiết thời gian một cách khoa học, tránh việc trả lời quá ngắn hay quá dài và không làm chủ được thời gian dẫn đến bị động. Nghĩa là, phải làm sao duy trì được thời gian, làm chủ được thông tin cần trao đổi với nhà báo. Một vấn đề hết sức lưu ý chính là không được nói xấu đối thủ, công kích cá nhân... tạo ra khủng hoảng truyền thông, gây bất lợi cho đơn vị, tổ chức, DN khi tiến hành trả lời báo chí.
Theo ông, với những tin đồn, NPN cần ứng xử như thế nào để không để sai lệch thông tin, gây ảnh hưởng đến đơn vị, DN mình?
Tin đồn trên mạng xã hội hiện nay cũng được coi là một sản phẩm truyền thông, có tác động rất lớn đến dư luận. Tuy nhiên, tin đồn cũng có thể đúng hoặc sai.
Đối mặt với những tin đồn đó, người cung cấp thông tin cần xác định rõ, nếu thông tin đã được đăng tải trên các trang mạng xã hội và được một số báo đưa tin, chúng ta không nên tìm cách xóa ngay thông tin đã đăng tải mà phải nghiên cứu nguyên nhân và phân tích nội dung thông tin như thế nào? Tin đồn đó đến từ đâu và mục đích của tin đồn là gì? Từ đó, chia ra thành các giai đoạn để tìm cách giải quyết.
Nguyên tắc đầu tiên mà NPN phải nghĩ tới là minh bạch hóa thông tin. Nghĩa là không được phủ nhận tin đồn, mà cần cung cấp các thông tin chính thức để làm sao cho công chúng tự thấy những thông tin trên mạng đó chỉ là tin đồn, không phải là tin chính thức.
Nếu tin đồn có sức lan tỏa rộng rãi trên mạng xã hội, NPN cần nhanh chóng đưa ra những thông tin tích cực để lấn át những thông tin tiêu cực; mặt khác, nếu thực sự tổ chức, DN có sai sót, khuyết điểm cũng phải thừa nhận những sai lầm đó. Việc thừa nhận sai lầm chính là lời xin lỗi, chia sẻ, như vậy dư luận sẽ thấy tổ chức, DN cầu thị, áp lực dư luận sẽ giảm dần.
Nếu tổ chức, DN phủ nhận hoàn toàn sẽ càng tạo thêm, gia tăng thêm áp lực thông tin. Khi xuất hiện tin đồn, người cung cấp thông tin không nên né tránh mà tiếp nhận một cách đầy đủ. Tuy nhiên, cũng tùy từng việc cụ thể để NPN cần xác định một cách chính xác có nên trả lời ngay hay phải trao đổi lại với nhà báo. NPN, người phụ trách về truyền thông cần có đội ngũ tinh nhuệ, biết phân tích, đánh giá tác động của những tin đồn đó đang lan tỏa, ảnh hưởng như thế nào tới dư luận xã hội hiện nay.
Với thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, NPN cần hội tụ những yếu tố cần thiết nào?
Như tôi đã trao đổi, trong môi trường truyền thông hiện nay, ngoài việc nhà báo cần trang bị những kiến thức về làm báo đa phương tiện, thì đối với NPN cũng tương tự như vậy. Nghĩa là, NPN cũng cần có những kỹ năng, phải hiểu truyền thông, nắm bắt thông tin trên mạng xã hội. NPN cũng cần xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với giới báo chí truyền thông.
NPN cần có những kiến thức cần thiết khi chia sẻ, cung cấp thông tin và biết quy trình xử lý khủng hoảng truyền thông. Trong quy trình xử lý khủng hoàng truyền thông chia thành 3 giai đoạn, gồm giai đoạn đầu, giữa và xử lý hậu khủng hoảng. Người cung cấp thông tin cần nắm chắc 3 giai đoạn đó để xử lý một cách bài bản. Khi xử lý xong khủng hoảng truyền thông, NPN cần phối hợp với một số cơ quan báo chí truyền thông tổ chức các tuyến bài tích cực để lấn át thông tin tiêu cực.
Tình trạng tồn tại lâu nay là NPN thường ngại, cố tình né tránh trả lời báo chí, theo ông, chúng ta cần phải làm gì để khắc phục?
NPN cố tình né tránh cung cấp thông tin cho báo chí, đó là điều rất bất lợi cho họ. Bởi lẽ, nhà báo không chỉ hỏi trực tiếp NPN mà có thể phỏng vấn các đối tượng khác.
NPN cần chủ động cung cấp thông tin, minh bạch hóa thông tin, không nên né tránh. Nếu vì lý do nào đó mà cấp trên chưa cho phép, người cung cấp thông tin cần có ứng xử hài hòa, không nên làm to chuyện, dẫn tới việc bị buộc vào tội cố tình cản trở quyền hành nghề hợp pháp của nhà báo. Đáng lý mình đang đúng, thành vi phạm pháp luật.
Xin cảm ơn ông về những gì đã trao đổi!
Anh Phong (Thực hiện)