Giới thiệu về mã vận đơn trong hoạt động vận chuyển hàng hóa
Mã vận đơn là một chuỗi ký tự hoặc số được sử dụng để định danh duy nhất một lô hàng hoặc một đơn hàng trong lĩnh vực logistics. Đây là một mã số đặc biệt được gán cho từng đơn hàng để theo dõi và quản lý quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa.
    |
 |
| Mã vận đơn là mã số cần thiết để theo dõi hành trình chuyển phát hàng hóa |
Mã vận đơn thường được in trên nhãn vận chuyển hoặc tem dán lên bề mặt của kiện hàng. Thông qua mã vận đơn, doanh nghiệp và chủ cửa hàng có thể nắm được thông tin:
● Theo dõi lô hàng của mình từ khi được gửi đi cho đến khi giao hàng thành công.
● Cơ sở để xác nhận việc giao nhận hàng hóa, đảm bảo rằng hàng hóa được giao đúng người và giải quyết được các tranh chấp liên quan đến giao nhận.
● Giúp việc đối chiếu, truy xuất dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng hơn.
● Tối ưu hóa quy trình và tăng cường sự linh hoạt trong việc xử lý hàng hóa.
Mã vận đơn của các đơn vị vận chuyển tại Việt Nam
Ở Việt Nam, có nhiều đơn vị vận chuyển hàng hoá hoạt động với đa dạng các hình thức vận chuyển nội địa và quốc tế, chẳng hạn như: Vietnam Airlines Cargo, Vietnam Post, 247Express, DHL,... Sự đa dạng này đã tạo nên thị trường vận tải sôi động, đầy tiềm năng nhưng với sức cạnh tranh vô cùng khốc liệt.
Khi sử dụng dịch vụ vận chuyển của các đơn vị vận chuyển, bạn sẽ được cấp mã vận đơn theo từng đơn hàng để quản lý. Quy trình cấp mã vận đơn cơ bản sẽ gồm các bước sau:
● Bước 1: Nhận thông tin đơn hàng.
● Bước 2: Xác định dịch vụ, hình thức và loại hình vận chuyển.
● Bước 3: Đăng ký và tạo mã vận đơn
● Bước 4: In và dán mã vận đơn lên đơn hàng
● Bước 5: Lưu trữ thông tin vận đơn.
● Bước 6: Theo dõi và cập nhật trạng thái.
● Bước 7: Xác nhận giao nhận và đóng dấu mã vận đơn
Nhằm hỗ trợ công tác quản lý, mã vận đơn được các đơn vị vận chuyển chia thành 2 loại:
● Mã vận đơn trong hệ thống nội bộ:
Là hình thức mã vận đơn được tạo và sử dụng bên trong hệ thống quản lý của từng đơn vị vận chuyển. Mã vận đơn này được sử dụng để theo dõi và quản lý quá trình vận chuyển hàng hóa từ khi được nhận đến khi được giao cho người nhận
● Mã vận đơn trong hệ thống quốc gia
Loại mã được duy trì bởi Bộ Giao thông Vận tải - cơ quan cung cấp mã vận đơn duy nhất cho các đơn vị vận chuyển trên toàn quốc. Mã vận đơn Quốc gia được sử dụng để xác định và theo dõi hàng hóa trong quá trình vận chuyển trên phạm vi quốc gia.
Ưu điểm khi sử dụng mã vận đơn
Mỗi hàng hóa được chuyển phát bởi đơn vị vận chuyển đều sẽ được tạo mã vận đơn riêng biệt. Người gửi nên lưu lại thông tin mã vận đơn để có thể theo dõi trạng thái đơn hàng dễ dàng qua website hoặc ứng dụng của đơn vị vận chuyển.
|
 |
| Mã vận đơn được hiển thị trực quan trên phiếu gửi hàng hoá của 247Express |
Ưu điểm của mã vận đơn:
● Đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
● Có thể theo dõi trạng thái của đơn hàng và biết được vị trí hiện tại của hàng hóa.
● Giúp quản lý vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả.
● Đảm bảo truy xuất thông tin và xử lý đơn hàng trở nên thuận tiện và nhanh chóng.
● Tăng cường tính tin cậy và an toàn trong quá trình vận chuyển hàng hóa, đảm bảo việc giao hàng đúng địa chỉ và theo đúng tiến độ.
Tầm quan trọng của mã vận đơn và hướng phát triển trong tương lai
Mã vận đơn có vai trò quan trọng và ngày càng được đánh giá cao trong quản lý vận chuyển, giúp cho các doanh nghiệp:
● Quản lý và theo dõi chính xác quá trình vận chuyển hàng hóa như: vị trí và trạng thái của hàng hóa, để quá trình truy xuất thông tin minh bạch, trực quan hơn.
● Tăng cường khả năng tương tác giữa khách hàng, đơn vị vận chuyển và người nhận hàng.
● Quản lý đa kênh vận chuyển, giúp tạo ra tính liên thông và tính nhất quán trong việc quản lý, thống kê và báo cáo.
● Tích hợp công nghệ mới như Blockchain, trí tuệ nhân tạo (AI) và Internet of Things (IoT), giúp tăng cường tính an toàn, bảo mật và minh bạch trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
● Cung cấp nguồn dữ liệu quan trọng về hoạt động vận chuyển, để tính toán về hiệu suất vận chuyển, đánh giá nhà cung cấp dịch vụ và tối ưu hóa quá trình vận chuyển.
|
 |
| Quản lý và theo dõi chính xác quá trình vận chuyển hàng hóa để quá trình truy xuất thông tin minh bạch, trực quan hơn |
Qua đó có thể thấy, mã vận đơn giúp cho các doanh nghiệp dễ dàng quản lý đơn hàng, theo dõi lộ trình vận chuyển để sắp xếp thời gian giao - nhận hợp lý. Trong tương lai, với sự cải tiến và phát triển của mã vận đơn sẽ tạo ra những lợi ích lớn trong việc quản lý hiệu quả, tăng cường tính linh hoạt và cải thiện trải nghiệm khách hàng trong quá trình vận chuyển hàng hóa.