 |
| Chuyển đổi số giúp giáo viên giảm hồ sơ, sổ sách. |
Giảm gánh nặng giấy tờ
Trên thực tế, công việc của giáo viên không chỉ dừng lại ở những giờ lên lớp. Sau mỗi tiết học, thầy cô còn phải thực hiện nhiều công việc, như xây dựng kế hoạch giáo dục, cập nhật hồ sơ chuyên môn, theo dõi quá trình học tập của học sinh, hoàn thiện các báo cáo định kỳ và nhiều biểu mẫu khác.
Cô Trần Thị Ngân, giáo viên Trường THPT Hương Vinh cho biết, vào thời điểm cuối học kỳ, cuối năm học, khối lượng hồ sơ thường tăng đáng kể. Có những nội dung phải cập nhật ở nhiều loại sổ hoặc vừa lưu hồ sơ giấy, vừa nhập liệu trên phần mềm quản lý. Điều này khiến giáo viên phải dành thêm nhiều thời gian ngoài giờ làm việc để hoàn thành các thủ tục hành chính, ảnh hưởng không nhỏ đến thời gian nghiên cứu bài giảng, đổi mới phương pháp dạy học và quan tâm sâu sát hơn đến từng học sinh.
Cô Nguyễn Thị Thu Nguyên, giáo viên Trường THCS Chu Văn An nhớ lại, trước đây, hồ sơ, sổ sách từng là “áp lực” lớn đối với giáo viên. Thầy cô phải viết tay, duy trì nhiều loại giấy tờ như sổ chủ nhiệm, sổ dự giờ, giáo án, sổ điểm... Không ít thời gian ngoài giờ lên lớp được dành cho việc hoàn thiện hồ sơ, trong khi một số nội dung còn mang tính hình thức, chủ yếu phục vụ công tác kiểm tra.
Cùng với việc triển khai các quy định mới của Bộ GD&ĐT, hồ sơ, sổ sách của giáo viên từng bước được tinh giản. Đặc biệt, Thông tư số 15/2026/TT-BGDĐT của Bộ GD&ĐT ban hành Điều lệ trường tiểu học, THCS, THPT và trường phổ thông có nhiều cấp học có hiệu lực từ ngày 10/5/2026, nhấn mạnh yêu cầu tinh gọn, hiệu quả và đẩy mạnh số hóa hồ sơ. Việc lưu trữ hồ sơ điện tử phù hợp với điều kiện hạ tầng kỹ thuật và thực tế của từng địa phương, trường học được kỳ vọng góp phần chuyển từ cách quản lý nặng về giấy tờ sang quản lý dựa trên dữ liệu, hạn chế ghi chép trùng lặp và giảm áp lực hành chính cho giáo viên.
Để tinh giản đi vào thực chất
Theo cô Trần Thị Ngân, điểm tích cực của Thông tư 15 là định hướng rõ việc tinh giản, số hóa hồ sơ theo hướng thiết thực, tránh hình thức. Khi dữ liệu được quản lý trên môi trường số, giáo viên có thể giảm bớt hồ sơ giấy, hạn chế việc phải nhập đi nhập lại một nội dung ở nhiều nơi. “Điểm ưu việt nhất của Thông tư 15 là chuyển từ tư duy quản lý bằng hồ sơ sang quản lý bằng dữ liệu, lấy hiệu quả công việc làm trọng tâm. Từ đó, giáo viên có thêm điều kiện tập trung cho hoạt động dạy học và giáo dục học sinh”, cô Ngân chia sẻ.
Tuy nhiên, tại một số trường, quá trình chuyển đổi số hồ sơ, sổ sách vẫn chưa đồng bộ. Giáo viên có khi vừa phải cập nhật, nộp hồ sơ, giáo án trên hệ thống trực tuyến, vừa in bản giấy để ký duyệt. Việc thực hiện song song hai hình thức vô tình phát sinh thêm công việc, làm giảm hiệu quả của chủ trương tinh giản.
Cô Thu Nguyên đề xuất, để tránh tình trạng “bình mới, rượu cũ”, việc số hóa cần được thực hiện đồng bộ từ khâu quản lý, kiểm tra đến lưu trữ. Các báo cáo nên được thực hiện trực tuyến trên hệ thống, hạn chế yêu cầu giáo viên in ấn và nộp bản giấy khi dữ liệu đã được cập nhật đầy đủ. Ngành giáo dục cũng cần quy định rõ danh mục hồ sơ tối thiểu, tránh để các trường phát sinh thêm các loại sổ sách ngoài quy định.
Ông Hoàng Minh, Hiệu trưởng Trường THPT Phú Bài cho rằng, cần rà soát, cắt giảm từ gốc các loại hồ sơ, biểu mẫu, chỉ giữ lại những nội dung thực sự phục vụ công tác quản lý, đánh giá và đáp ứng quy định của pháp luật. Dữ liệu đã cập nhật trên hệ thống cần được liên thông giữa các phần mềm, không yêu cầu nhập lại nhiều lần hoặc lập các báo cáo có cùng nội dung.
Các trường cũng cần đẩy mạnh ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để hỗ trợ giáo viên xây dựng kế hoạch bài dạy, thiết kế học liệu, soạn đề kiểm tra, phân tích kết quả học tập và tổng hợp báo cáo. Công nghệ chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi giúp giáo viên giảm việc, thay vì tạo thêm những thao tác hành chính mới.
Để quá trình số hóa hồ sơ diễn ra thuận lợi, theo cô Thu Nguyên, các trường cần bảo đảm hạ tầng công nghệ, thiết bị và phần mềm đồng bộ, dễ sử dụng, có khả năng liên thông dữ liệu. Đồng thời, cần tăng cường tập huấn kỹ năng số theo hướng thiết thực, chú trọng xử lý những tình huống phát sinh và có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật kịp thời.
Tinh giản hồ sơ chỉ thực sự có ý nghĩa khi giáo viên được giảm việc một cách thực chất. Khi dữ liệu được liên thông, công nghệ được sử dụng đúng mục đích và những thủ tục không cần thiết được cắt bỏ, thầy cô sẽ dành nhiều thời gian hơn cho công tác chuyên môn.